O Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos - O Que Você Precisa Saber

Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos são um recurso indispensável dentro dos escritórios de muitas das mais bem sucedidas empresas internacionais. Eles têm o poder de transformar as organizações de lento, confuso e papel carregado de caixa-tique-taque em operações eficientes, dinâmicas de poder-houses, liberando capacidade não utilizada e tempo. Mas, para uma tecnologia que tem muito a oferecer, para aqueles que estão fora do campo, o software de gestão de documentos pode parecer algo de um mundo fechado, um labirinto impenetrável de conceitos e frases que parecem um pouco mais para confundir do que a que se destina a ajudar. Para tornar a vida um pouco mais fácil para o não-iniciado, aqui oferecemos uma breve introdução aos sistemas de gestão de documentos eletrônicos e de fundo em alguns dos principais termos relacionados que você é mais provável encontrar com o software de gerenciamento de documentos.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos - O que é isso?

Gerenciamento Eletrônico de Documentos é tudo sobre como lidar com a nossa papelada. Desde o advento do processamento de texto e a informatização do ambiente de trabalho, a maior parte do trabalho de papel no dia-a-dia que seria truncada escritórios e salas de arquivamento em tempos idos foi eliminada. A conta de e-mail humilde acabou com as pilhas de notas e memorandos que cobririam nossas mesas de idade. E até mesmo a conta de e-mail mais básica hoje dá aos usuários a capacidade de rastrear através de nossas comunicações, meses e até anos, por isso a maioria dos trabalhadores de escritório não precisa ficar com muito por meio da papelada em tudo. Mas alguns documentos que você nunca pode dispensar - assim como você sempre precisa de um passaporte passar pela alfândega, o seu local de trabalho sempre terá de pendurar certas peças-chave da documentação e papelada. Requisitos legais e exigir que a maioria das empresas manter cópias de documentos particulares, a fim de cumprir com a contabilidade e outras obrigações legais. E para as organizações dentro de alguns setores, por exemplo, a profissão médica, esses encargos documentário pode ser mais onerosa do que para outros.

Sistemas de gestão de documentos fornecem soluções digitais destinadas a eliminar o máximo de que o trabalho de papel restante possível. Usando o mais recente software de gerenciamento de documentos e tecnologia de digitalização, Hard-cópias de documentos podem ser digitalizados com segurança, muitas vezes, de uma forma que lhes permite permanecer legalmente compatível, mesmo em sua forma digital, de modo que importantes peças de papelada não precisa mais pegar valiosa espaço físico no local de trabalho e pode ser acessado de forma segura digitalmente por quem quiser dentro de sua organização. Em muitos casos, essa digitalização de documentos permite às empresas ampliar dramaticamente o número de indivíduos dentro da organização, que terão acesso a alguns documentos importantes que podem ter sido anteriormente reservados para os poucos necessário. Este "universalização" de informações muitas vezes podem ter um forte impacto sobre os níveis de eficiência e, muitas vezes, levar a melhorias significativas para a companhia na estruturação organizacional interna. Assim, em resumo, as soluções de gestão de documentos que as empresas possam digitalizar o máximo possível de seu papel essencial o trabalho em um formato aceitável, viável e compatível legalmente e fornecer um sistema pelo qual esses documentos podem ser encaminhados em torno de uma organização, muitas vezes, de acordo com um processo "baseado em regras" automático; garantindo assim qualquer departamento, o que indivíduo cuja atenção é necessária, será capaz de receber esses documentos de forma tão eficiente e tão rapidamente quanto possível.

Principais documentos do sistema Termos de gestão:

Capturar
Isso se refere ao processo pelo qual imagens de documentos são transferidos digitalmente através de um scanner ou uma impressora multifuncional ou dispositivo multifuncional para um sistema de computador / rede. Um, muitas vezes, encontrar o termo Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) ao discutir a captura, que é o processo de conversão de imagens de texto em um formato utilizável texto, editável.

Fluxo de trabalho
Fluxo de trabalho refere-se ao que é frequentemente um processo bastante complexo e um processo em que há um número de variedades. Uso dependerá do sistema de gestão de documentos no qual ele é aplicado. Fluxo de trabalho manual é onde o usuário será obrigado a tomar decisões quanto ao local onde uma determinada imagem scanned-in/digitised será encaminhado. Um fluxo de trabalho baseado em regras permite ao administrador criar uma regra ou um conjunto de regras que determinam o fluxo de documentos digitalizados através de uma organização. Normalmente, uma fatura será encaminhado ao redor de uma empresa durante um processo de aprovação, parando em vários indivíduos relevantes e, finalmente, terminando no departamento de contas a pagar. Regras dinâmicas fornecer possibilidades para um número de ramos dentro do fluxo de trabalho para um tipo de documento. Por exemplo, se um valor da fatura cai abaixo de um certo nível, a nota fiscal pode ser encaminhado para um lote de baixa prioridade. Opções de fluxo de trabalho avançados podem até oferecer possibilidades de manipulação de conteúdo ou a introdução de um processo externo sobre os dados em questão.

Recuperação
Retrieval descreve o processo pelo qual os documentos são retirados do armazenamento. Recuperação de documentos simples geralmente será possível pelo usuário entrar em um específico, identificador de documento único, onde o sistema será capaz de recuperar o documento usando um índice de base. Mas há meios mais flexíveis de recuperação disponível dentro de certos documentos pacotes de software de gestão. O usuário pode especificar os termos de pesquisa parciais, ou envolvendo o identificador, documento ou informação a partir dos metadados (ver adiante). Isso normalmente recuperar uma lista de todos os documentos que correspondem aos termos de busca do usuário. Alguns sistemas ainda proporcionam a capacidade de pesquisar por uma expressão 'Boolean', que pode conter várias palavras-chave ou frases de exemplo que se esperaria que encontrado dentro conteúdo do documento.

Metadados
Os metadados são determinados os dados extraídos da chave, com base em, ou relacionadas com o conteúdo de um documento. Por exemplo, os metadados de um documento específico pode ser a data em que ele foi armazenado dentro do sistema de gestão de documentos ou o nome do autor do documento. Sistemas de gestão de documentos, muitas vezes, extrair automaticamente os metadados de um documento ou solicitar que o usuário insira metadados ao armazenar um documento no sistema de gestão de documentos. Os metadados podem, então, ser usado em documentos de indexação dentro do sistema e, inversamente, quando um utilizador está a tentar localizar um.