Por que o Microsoft Project você vai economizar dinheiro em seu próximo projeto!

Microsoft Project é uma das ferramentas de gestão de projetos mais impressionantes quando utilizadas corretamente, as pessoas entretanto maneira demais quando o uso do Project é utilizado para a tarefa errada. Esta parece ser uma afirmação muito excelente, mas você ficaria surpreso o número de pessoas que usam o Microsoft Project para a coisa errada.

Deixe-me explicar ...

Microsoft Project, por definição, é uma ferramenta de Gerenciamento de Projetos. Ou seja, ele permite que você desenvolva uma previsão de como o projeto será executado e, em seguida, traçar os seus dados reais contra a previsão. Então a questão é, qual é a previsão? Bem, a previsão é simplesmente o seu esboço de tarefas, recursos, tempo e dinheiro de como você acredita que o projeto deve ser executado. Ver um projeto, por definição, tem três qualidades claramente definidos e um resultado claramente definido. As três qualidades que medem todos os projetos por são -

1. Qualidade
2. Tempo
3. Custar

Todos os projetos devem ter algum tipo de resultado definido, ou ele não é um projeto. Por exemplo, se você está construindo uma casa, que é o que consideramos um projeto, portanto, Microsoft Project seria uma ferramenta adequada para gerenciar a construção de uma casa, porque podemos prever todas as tarefas que precisa fazer e podemos documentar essas tarefas. Podemos aplicar a cada uma das tarefas, um recurso para completar a tarefa, uma duração em que a tarefa deve ser concluída em e custos para a tarefa de cada indivíduo. A predição ou o que é conhecido como a linha de base, é o que se compara a forma como o projecto foi contra a previsão.

Um dos maiores erros que eu já vi as pessoas fazem ao tentar executar um projeto é que eles tentam construir o plano de projeto como o projeto está acontecendo. Se você está fazendo isso, pare! É a maneira errada de construir um projeto e posso praticamente garantir o seu projeto vai sair orçamento muito rapidamente.

Antes de você começar a executar o seu projeto, você deve criar sua linha de base ou previsão. Esta é a sua crença de que tarefas, recursos, tempo e dinheiro que você vai precisar para concluir o projeto. Agora, a razão pela qual fazemos a primeira linha de base é para que possamos medir nossos resultados reais ao longo de como as coisas estão realmente acontecendo. Lembra que eu disse no título que o Projeto vai economizar dinheiro em seu próximo projeto. Bem, este é o local onde projeto vem em seu próprio. Veja quando você parcela suas reais contra a sua previsão, se por alguma razão uma determinada tarefa levou mais tempo do que o esperado ou foi adiado, o gráfico de Gantt em Microsoft Project irá mostrar-lhe muito rapidamente o impacto desse atraso. Isto significa que você, como um gerente de projeto então será capaz de reagir a esses atrasos e implementar estratégias que o ajudarão a obter o seu projeto de voltar à pista.

Por exemplo, eu estava consultoria para uma empresa de construção no norte de Queensland e que eles estavam tendo grandes problemas com as pessoas que constroem seus armários de cozinha. Cada única propriedade que estavam construindo, foi adiada cada vez devido ao atraso no fornecimento dos armários da cozinha. Agora, em consulta com a empresa de construção, que falou com o fornecedor, disse-lhes o problema e pedir a sua ajuda para corrigi-lo. Você sabe o que há reação foi ... difícil, que é o seu problema. Agora, se o fornecedor era um pobre, a construtora teria dado a eles o filme de imediato, mas porque a empresa de gabinete era de fato um dos número 1 empresas de cozinha que nós tivemos um problema real.

Então, como é que vamos resolver o problema?

Bem, aqui está o segredo de tudo isso, nós não corrigir o problema, nós ajustamos a nossa maneira de pensar. Porque tínhamos traçado nossos reais contra a nossa previsão ou linha de base para uma série de projetos de construção, fomos capazes de encontrar uma tendência no que estava acontecendo com a empresa de fornecimento de gabinete. A construtora sempre encomendar os armários de um certo número de semanas antes que fosse necessário, e foi geralmente entre 4 e 5 semanas, dependendo do trabalho. O que descobrimos de nossos planos de projeto em análise foi a de que as cozinhas eram sempre entregues seis semanas atrasado. Então, em essência para corrigir o problema, nós simplesmente ordenou 10 semanas antes da data em que requerida a cozinha para ser entregue e adivinhem o que aconteceu, as cozinhas eram no tempo e cada um foi feliz.

Então, como é que a empresa de construção economizar dinheiro?

Bem, fê-lo em um número de maneiras. O primeiro foi que a empresa de construção não estava pagando penalidades para os handovers final das propriedades e, em alguns casos, estar atrasado por seis semanas poderia ter dezenas de milhares de pessoas e, em alguns casos, centenas de milhares de dólares em multas atrasados. A outra forma a empresa economizou dinheiro, ao fazer isso foi que ele teve que mudar continuamente os tempos reserva quando as tarefas necessárias para ser feito com vários comerciantes. Mantendo tudo dentro do cronograma, fomos capazes de garantir que não tem pessoal comércios não fazer nada, assim a custar-nos dinheiro, nós não tínhamos planta ou materiais ocioso e que o mais importante foi que mantivemos o cliente feliz, o que significa mais negócios para o futuro.

Microsoft Project, se usado corretamente deve, no mínimo, ajudá-lo a permanecer no orçamento. Por quê? Bem nenhum projeto é perfeito, isso é certo e há apenas momentos em que as coisas vão monstruosamente errado, mas se você estiver planejando os seus dados de linha de base contra seus dados reais, então você vai ser capaz de ver se o projeto é fora do orçamento ou correr ao longo do tempo o que significa que se for esse o caso, como o gerente de projeto pode então colocar em prática estratégias para ajudar a tirar a parte de trás do projeto no prazo e dentro do orçamento.

Se você estava tentando construir o seu projeto como o projeto estava em andamento, então isso significa que você não tem nada para identificar a você que seu projeto está saindo dos trilhos, o que significa o seu projeto poderia ser de milhões de dólares fora do orçamento antes mesmo percebeu. A linha de fundo é esta. Se você quer ser conhecido como gerente de projetos de qualidade, que executa seus projetos no prazo, no custo e na qualidade, então o Microsoft Project é a ferramenta que você deve usar....